Kämmerer Kübler erläutert, dass die bestehenden Leasingverträge der Kopiersysteme im Rathaus und in der Egauschule zum 30.04.2023 bzw. 31.05.2023 auslaufen. In der Vergangenheit wurden mit zwei unterschiedlichen Firmen Leasingverträge abgeschlossen. Der momentane Einsatz der Kopiersysteme setzt sich wie folgt zusammen:
|
Standort
|
Kopiersysteme
|
Firma
|
|
Rathaus Serverraum
|
Kyocera TASKalfa 2552ci Farbe
|
Systemhaus Bissinger GmbH
|
|
Rathaus Hauptamt
|
Kyocera TASKalfa 356ci Farbe
|
Morgenstern AG
|
|
Rathaus Haus Bairle
|
Kyocera TASKalfa 356ci Farbe
|
Morgenstern AG
|
|
Egauschule
|
Kyocera TASKalfa 5002i s/w
|
Systemhaus Bissinger GmbH
|
Künftig sollen alle Kopiersysteme von einer Firma betreut werden. Zum einen sinkt dadurch die monatliche All-in-Rate, wenn mehrere Kopiersysteme im Vertrag enthalten sind. Zum anderen gibt es bei Problemstellungen und Anfragen nur noch einen Ansprechpartner. Außerdem ist die Laufzeit bei allen Kopierer gleich.
Zwei Firmen wurden gebeten ein Angebot für die o. g. Standorte abzugeben. Dabei wurde ein Pflichtenheft erstellt, um die Anforderungen, wie z. B. Anzahl der Freikopien, OCR-Texterkennung, Heftfinisher, Farbe, Duplex Scan etc., der jeweiligen Kopiersysteme zu definieren.
Beide Firmen haben das gleiche und für den jeweiligen Standort optimalste Produkt vom Hersteller Kyocera angeboten:
|
Standort
|
Kopiersysteme
|
|
Rathaus Serverraum
|
Kyocera TASKalfa 3554ci Farbe
|
|
Rathaus Hauptamt
|
Kyocera TASKalfa 408ci Farbe
|
|
Rathaus Haus Bairle
|
Kyocera TASKalfa 408ci Farbe
|
|
Egauschule
|
Kyocera TASKalfa 5054ci Farbe
|
Das Ergebnis nach der sachlichen und rechnerischen Prüfung durch die Gemeindeverwaltung stellt sich wie folgt dar:
Firma:
1. Platz Systemhaus Bissinger GmbH, Gundelfingen
Monatliche Rate: 656,06 € netto (780,71 € brutto) bei einer Laufzeit von 60 Monate (100%)
Nachzahlung bei weiteren Kopien:
s/w: 0,40 Cent/Kopie netto (0,476 Cent/Kopie brutto)
Farbe: 2,10 Cent/Kopie netto (2,499 Cent/Kopie brutto)
2. Platz XXX
Monatliche Rate: 720,00 € netto (856,80 € brutto) bei einer Laufzeit von 60 Monate (109,7%)
Nachzahlung bei weiteren Kopien:
s/w: 0,55 Cent/Kopie netto (0,655 Cent/Kopie brutto)
Farbe: 2,50 Cent/Kopie netto (2,975 Cent/Kopie brutto)
Die Firma Systemhaus Bissinger GmbH ist bei der Gemeinde Dischingen als leistungsfähiges und gutes Dienstleistungsunternehmen bekannt und wurde bereits in den vergangenen Jahren mit den Kopiersystemen im Rathaus beauftragt. Der Service und Support wurden hier immer erfolgreich und zufriedenstellend durchgeführt.
Aufgrund der wirtschaftlichen Situation sind auch im Dienstleistungssektor die Preise gestiegen. Die Mehrkosten gegenüber den Verträgen aus 2017 betragen ca. 1.100 € (brutto) pro Jahr beim Erstplatzierten. Betrachtet man jedoch die Leistung der Kopiersysteme, die weitaus mehr Funktionen besitzen, als die bestehenden Geräte, erscheint der monatliche All-in-Preis absolut gerechtfertigt.
Da eine gewisse Vorlaufzeit für die Bestellung und Einrichtung der Kopiersysteme benötigt wird, musste eine Eilentscheidung getroffen und der Vertrag mit der Fa. Systemhaus Bissinger GmbH bereits abgeschlossen werden. Deshalb wird der Beschluss hiermit nachgeholt.
